Cài đặt chung

1. Cài đặt chung

Tại màn hình Cài đặt chung, hệ thống hỗ trợ người dùng có thể cài đặt:

• Logo thương hiệu: Ấn vào ô ảnh để chọn logo thương hiệu bạn muốn hiển thị (Nếu có). Logo này sẽ được hiển thị trên Đề nghị thanh toán, Biên lai thu/chi và trên màn hình chính của phần mềm.

• Mở tính năng quản lý khu vực: Sau khi bật tính năng quản lý khu vực, Mục khu vực sẽ xuất hiện thêm trong Danh mục dữ liệu. Nếu có nhiều Khu kiot, tại màn Khu vực, Ban quản lý có thể phân loại các khu kiot của mình để quản lý theo Khu vực.

2. Hợp đồng

• Bật tính năng kiểm kê và thanh lý tài sản: Sau khi bạn bật tính năng này, khi ký hợp đồng, chuyển nhượng hoặc thanh lý hợp đồng sẽ xuất hiện thêm mục Kiểm kê, đối chiếu tài sản trước và sau khi thanh lý hợp đồng (tài sản cần được thêm vào phòng mới hiển thị danh sách tài sản để đối chiếu)

• Bật tính năng ký hợp đồng online: Hiện nay, hệ thống đã hỗ trợ Ban quản lý có thể ký hợp đồng Online trên hệ thống. Sau khi bật, tại màn hình Chi tiết hợp đồng sẽ xuất hiện thêm nút Sao chép link ký hợp đồng và Gửi email ký hợp đồng. Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách này gửi khách thuê để tiến hành ký hợp đồng online (nếu không sử dụng app Vmarket). Nếu bạn muốn ký hợp đồng online với khách thuê trên phần mềm luôn thì hãy ấn nút Bật. Ngược lại nếu bạn vẫn sử dụng phương pháp ký hợp đồng bản cứng thì hãy ấn nút Tắt để tắt nó đi nhé.

• Cài đặt ngày thanh toán: Nếu khu kiosk của bạn quy định ngày thanh toán khác nhau cho từng hợp đồng thuê, hãy bật tình năng này và cài đặt ngày thanh toán cho từng hợp đồng. Sau khi bật, tại màn lập hóa đơn mới sẽ xuất hiện thêm trường thông tin Ngày thanh toán. Cài đặt ngày thanh toán trong tháng phù hợp với từng khách thuê nhé.

• Hiển thị trạng thái sắp hết hạn khi hợp đồng còn X ngày: Điền số ngày bạn muốn hệ thống chuyển trạng thái hợp đồng sắp hết bạn.

• Nhận thông báo quá hạn hợp đồng khi còn X ngày (có thể điền nhiều ngày cách nhau bằng dấu phấy): Điền các ngày bạn muốn hệ thống bắn thông báo nhắc nhở khi hợp đồng sắp hết hạn. Ví dụ bạn muốn bắn thông báo nhắc nhở trước khi kết thúc hợp đồng 30 ngày, 20 ngày, 15 ngày, 5 ngày, 3 ngày, 1 ngày thì sẽ điền là 1,3,5,15,20,30

3. Hóa đơn (Đề nghị thanh toán)

• Tự động duyệt chỉ số công tơ: Sau khi bạn ghi chỉ số công tơ thành công, hệ thống sẽ yêu cầu bạn duyệt chỉ số công tơ trước khi áp dụng vào Đề nghị thanh toán. Hiện tại hệ thống đang mặc định chọn Duyệt thủ công, nếu bạn muốn hệ thống tự động duyệt sau khi tạo thì hãy ấn chọn Duyệt tự động

• Duyệt hoá đơn (đề nghị thanh toán): Để tránh sai sót Đề nghị thanh toán trước khi được gửi tới khách hàng Vmarket đã thiết kế tính năng Duyệt hoá đơn. Bạn có thể cài đặt để hệ thống hỗ trợ Duyệt thủ công hay Duyệt tự động. Hiện tại hệ thống đang mặc định chọn Duyệt thủ công, nếu bạn muốn hệ thống tự động duyệt sau khi tạo thì hãy ấn chọn Duyệt tự động

• Sử dụng hệ số trong hóa đơn (đề nghị thanh toán)?: Nếu bạn muốn nhập số thập phân trong đề nghị thanh toán, hãy tích chọn Có để hệ thống hiển thị cột hệ số. Còn ngược lại nếu bạn không sử dụng hệ số trong đề nghị thanh toán hãy tích chọn Không, hệ thống sẽ mắc định hệ số là 1 và ẩn cột hệ số.

• Tự động tính toán hệ số dựa trên ngày bắt đầu và kết thúc của dịch vụ: Bật tính năng này khi lập hóa đơn, bạn chỉ cần nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dịch vụ, phần mềm sẽ tự động tính toán hệ số, bạn sẽ không cần tính và điền thủ công.

• Tự động tính toán chu kỳ thời gian tiền dịch vụ: Bạn có thể lựa chọn theo 3 hình thức: Theo chu kì trong tháng (từ ngày đầu tiên đến ngày kết thúc tháng), theo chu kì ngày chốt tiền (bắt đầu từ ngày chốt tiền tháng này đến tháng sau), theo chu kì từ ngày bắt đầu tính tiền (tính từ ngày bắt đầu tính tiền đầu tiên trong hợp đồng)

• Hạn thanh toán hoá đơn (đề nghị thanh toán): Tại đây bạn có thể thiết lập hạn thanh toán của hoá đơn là một ngày cố định trong tháng hoặc là x ngày kể từ ngày lập. Lưu ý: Điền thông tin ngày và ô Nhập ngày nhé

Ví dụ:

Nếu hạn thanh toán cố định tại nhà trọ của bạn là ngày 10 hàng tháng => Hãy điền số 10 Vào ô Nhập ngày

Nếu hoá đơn bạn lập ngày 01/10/2022 và hạn thanh toán là 5 ngày kể từ ngày lập => Hãy điền số 5 vào ô Nhập ngày

4. Biên lai

• Tự động duyệt thu chi: Sau khi bạn tạo biên lai thành công, hệ thống sẽ yêu cầu bạn duyệt Biên lai. Hiện tại hệ thống đang mặc định chọn Duyệt thủ công, nếu bạn muốn hệ thống tự động duyệt sau khi tạo thì hãy ấn chọn Duyệt tự động

5. Kết nối ngân hàng

• Tại đây, bạn có thể thực hiện cài đặt dịch vụ gạch nợ tự động Tingee để thực hiện gạch nợ trên phần mềm. Chi tiết hướng dẫn vui lòng truy cập: https://www.youtube.com/watch?v=YdzTqzWr0ig

Còn nếu bạn muốn dùng email khác hãy ấn chọn Email tuỳ chỉnh và điền thông tin theo yêu cầu từ hệ thống. Sau đó, bạn ấn Lưu để xác nhận lưu thông tin.

Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra cấu hình email bằng việc điền email bạn muốn gửi đến vào ô trống và ấn nút Gửi mail test.

Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới hotline [phone] hoặc gửi về email: [e-mail] để được tư vấn và giải đáp. Chúc các bạn thành công!